Paras laskutusohjelma pienyrittäjälle on sellainen, jolla laskut lähtevät helposti, maksujen seuranta sujuu ja kustannukset pysyvät ennakoitavina. Yhdelle yrittäjälle riittää yksinkertainen ohjelma muutaman laskun lähettämiseen, kun taas toinen tarvitsee verkkolaskutusta, automaatiota ja yhteyden kirjanpitoon.
Sopivan vaihtoehdon löytäminen ei siis tarkoita vain halvimman ohjelman etsimistä. Tässä oppaassa käymme läpi, mitä pienyrityksen kannattaa vertailla ennen valintaa ja milloin laajempi taloushallinnon ratkaisu voi olla järkevämpi.
Millainen on paras laskutusohjelma pienyrittäjälle?
Hyvä laskutusohjelma tekee päivittäisestä laskutuksesta mahdollisimman vaivatonta. Voit luoda laskun, täydentää asiakkaan tiedot ja lähettää sen ilman monimutkaisia työvaiheita. Kun laskuja kertyy enemmän, myös niiden hallinnan pitäisi pysyä selkeänä.
Erityisesti näihin ominaisuuksiin kannattaa kiinnittää huomiota:
- Helppo käyttö: Laskujen luominen ja lähettäminen onnistuu nopeasti ilman pitkää perehtymistä.
- Laskujen lähetysvaihtoehdot: Tarkista, voitko lähettää laskuja verkkolaskuina, sähköpostilla ja tarvittaessa postitse. Selvitä myös, mitä eri lähetystavat maksavat.
- Asiakas- ja tuoterekisteri: Toistuvia tietoja ei tarvitse syöttää jokaiseen laskuun uudelleen.
- Maksujen seuranta: Näet, mitkä laskut on maksettu ja mitkä ovat vielä avoinna.
- Yhteys kirjanpitoon: Laskutustiedot voidaan siirtää kirjanpitoon ilman tarpeetonta käsityötä.
Paras laskutusohjelma ei välttämättä sisällä eniten ominaisuuksia, vaan juuri ne, joita yrityksesi tarvitsee.
Edullinen laskutusohjelma vai ilmainen vaihtoehto?
Ilmainen laskutusohjelma voi olla hyvä ratkaisu aloittavalle yrittäjälle, joka lähettää vain muutaman laskun kuukaudessa. Ilmaisversioissa voi kuitenkin olla rajoituksia esimerkiksi laskujen määrässä, verkkolaskutuksessa tai automaattisissa toiminnoissa.
Edullinen laskutusohjelma ei myöskään tarkoita aina pienintä kuukausihintaa. Osa palveluista veloittaa lähetetyistä laskuista, osa tarjoaa kiinteähintaisen paketin ja osa hinnoittelee lisäominaisuudet erikseen.
Vertaile siksi kokonaiskustannuksia: mitä maksaa laskujen lähettäminen, verkkolaskutus, mahdollinen maksuvalvonta ja kirjanpidon yhdistäminen? Jos laskutukseen kuluu paljon työaikaa, hieman kalliimpi mutta sujuvampi ratkaisu voi tulla lopulta edullisemmaksi.
Miksi helppo laskutusohjelma tarvitsee myös toimivan maksuvalvonnan?
Laskun lähettäminen on vasta ensimmäinen vaihe. Yrityksen kassavirran kannalta olennaista on myös se, että asiakas maksaa laskunsa ajallaan.
Toimiva laskutusohjelma auttaa seuraamaan avoimia saatavia ja huomaamaan erääntyneet laskut. Ohjelmasta riippuen käytettävissä voi olla automaattista maksujen kohdistamista, muistutusten lähettämistä tai yhteys perintäpalveluun.
Verkkolaskutus puolestaan vähentää manuaalista tietojen käsittelyä, kun lasku siirtyy sähköisesti vastaanottajan järjestelmään. Se voi nopeuttaa laskun käsittelyä ja vähentää virheitä, vaikka maksun saapumisaika riippuu edelleen asiakkaasta.
Kannattaa siis selvittää, mitä tapahtuu laskun lähettämisen jälkeen. Joudutko seuraamaan maksuja itse vai saatko tarvittavat tiedot yhdellä silmäyksellä?
Miten valita laskutusohjelma yritykselle?
Laskutusohjelma yritykselle kannattaa valita nykyisten tarpeiden lisäksi myös lähitulevaisuutta ajatellen. Yksinyrittäjän laskutus voi olla hyvin erilaista kuin kasvavan yrityksen, jolla on useita asiakkaita, työntekijöitä ja toistuvaa laskutusta.
Ennen päätöstä selvitä ainakin seuraavat asiat:
- Kuinka monta laskua yrityksesi lähettää kuukaudessa?
- Tarvitsetko verkkolaskuja, PDF-laskuja vai molempia?
- Hoidatko laskutuksen ja maksujen seurannan itse?
- Miten laskutustiedot siirtyvät kirjanpitoon?
- Voiko palvelua laajentaa yrityksen kasvaessa?
Selainpohjainen ohjelma on monelle yrittäjälle käytännöllinen valinta, sillä sitä voi käyttää eri laitteilla ilman erillistä asennusta. Varmista kuitenkin, että ohjelma toimii sujuvasti myös mobiilissa ja että sen tietoturva sekä päivitykset ovat kunnossa. Jos vaihdat vanhasta järjestelmästä uuteen, selvitä samalla, saako asiakas- ja tuotetiedot siirrettyä ilman manuaalista työtä ja tarjoaako palveluntarjoaja apua käyttöönotossa.
Myös asiakastuen saatavuudella on merkitystä. Kun laskutus ei toimi odotetusti tai ohjelman käyttö herättää kysymyksiä, on tärkeää tietää, mistä apua saa ja sisältyykö tuki palvelun hintaan.
Milloin pienyrityksen laskutusohjelma kannattaa yhdistää taloushallintoon?
Erillinen laskutusohjelma voi riittää silloin, kun laskuja on vähän ja muu taloushallinto toimii jo sujuvasti. Yritystoiminnan kasvaessa laskutuksen, kirjanpidon ja maksujen seurannan yhteensovittaminen voi kuitenkin alkaa viedä tarpeettomasti aikaa.
Tällöin kannattaa vertailla myös kokonaispalvelua, jossa ohjelmisto ja taloushallinnon asiantuntijapalvelut kuuluvat samaan ratkaisuun.
Jos laskutus vie jatkuvasti aikaa muulta liiketoiminnalta, vaihtoehtona on myös sen ulkoistaminen. Ulkoistetussa laskutuspalvelussa palveluntarjoaja voi hoitaa laskujen lähettämisen ja maksujen seurannan yrityksen puolesta, jolloin yrittäjälle jää enemmän aikaa omaan liiketoimintaansa.
Finvoicerin taloushallinnon palvelupaketteihin sisältyy sähköisen taloushallinnon ohjelmisto ilman erillisiä ohjelmisto- tai käyttäjämaksuja. Yrittäjä-paketti alkaa 119 eurosta kuukaudessa, ja laajempaa osto- ja myyntireskontraa tarvitseville yrityksille on tarjolla erikseen räätälöity palvelu. Hintoihin lisätään arvonlisävero, ja käyttöönotosta veloitetaan erillinen avausmaksu.
Haluaisitko tehdä laskutuksesta sujuvampaa ja säästää aikaa? Tutustu Finvoicerin laskutuspalveluun sekä taloushallinnon hinnoitteluun ja löydä yrityksesi tarpeisiin sopiva ratkaisu.
Usein kysyttyä laskutusohjelmista
Mikä on hyvä ilmainen laskutusohjelma?
Hyvä ilmainen laskutusohjelma riippuu laskujen määrästä ja tarvittavista ominaisuuksista. Vertaile erityisesti laskutusrajoituksia, verkkolaskutuksen saatavuutta ja mahdollisia lisämaksuja.
Onko verkkolaskutus pakollinen pienyritykselle?
Ei kaikissa tilanteissa. Suomessa verkkolaskulaki antaa tietyin edellytyksin yritysasiakkaalle oikeuden vaatia verkkolaskua. Siksi verkkolaskutuksen tuki on tärkeä ominaisuus erityisesti yritysten välisessä kaupassa.
Kannattaako pienyrittäjän valita ilmainen vai maksullinen laskutusohjelma?
Ilmainen ohjelma voi riittää satunnaiseen laskutukseen. Maksullinen vaihtoehto voi olla järkevämpi, jos tarvitset verkkolaskutusta, automaatiota, maksujen seurantaa tai integraatioita.
Voiko laskutusohjelman yhdistää kirjanpitoon?
Monet laskutusohjelmat voidaan yhdistää kirjanpitojärjestelmään tai ne kuuluvat laajempaan taloushallinnon kokonaisuuteen. Tarkista ennen valintaa, miten tiedot siirtyvät ja edellyttääkö yhteys erillistä palvelua.
