Tässä pieni hankintaopas yrityksille, jotka harkitsevat uuden laskutusohjelman käyttöönottoa. Oli kyseessä sitten uusi yritys tai jo toimiva yritys, nykyaikainen laskutusohjelma ja saatavien hallinta on yksi yritystoiminnan tärkeimmistä asioista. Sillä hyvin pitkälti ratkaistaan rahankierron nopeus, jonka merkitystä ei voi vähätellä. Alla muutamia pointteja, jotka ohjelmiston valinnassa on hyvä muistaa ja millaiset minimivaatimukset olisi hyvä ohjelmistolle asettaa. Valintaa tehdessä on myös hyvä muistaa, että olette tekemässä pitkäaikaista valintaa.
1. Selaimella käytettävä ohjelmisto vai työpöytäsovellus?
Näistä kallistuisimme ehdottomasti ensimmäiseen. Valittaessa selaimella käytettävän ohjelmiston työpöytäsovelluksen sijaan, voit olla varma, että sinulla on aina viimeisin versio ohjelmistosta käytettävissäsi. Lain tuomat muutokset laskutukseen ja ohjelmiston uudet versiot päivitetään aina palveluntarjoajan toimesta kaikille asiakkaille. Selaimella käytettävä ohjelmisto on myös laiteriippumaton ja mukana kaikkialla, missä nettiyhteys toimii. Työpöytäsovellus on usein sidottu pelkästään yhteen työasemaan. Työpöytäsovelluksen ainoana etuna voidaan pitää sen toimivuutta myös silloin, kun nettiyhteyttä ei ole saatavissa – tämä on tosin hyvin harvinainen tilanne nykypäivänä.
2. Laiteriippumattomuus
Selainpohjaisia ohjelmia käytetään monesti mobiililaitteilla. Varmista, että ohjelmasta löytyy joko erillinen mobiililaitteille tarkoitettu versio tai ohjelmisto on suunniteltu siten, että sen käyttö onnistuu vaivatta muillakin laitteilla kuin tietokoneella.
3. Hyvä laskutusohjelma on ammattilaisten tekemä, mutta yrittäjien suunnittelema
Hyvä laskutusohjelma on tehty yrittäjiltä saatujen palautteiden mukaisesti ammattilaisten toimesta. Kun käyttäjät ovat itse olleet vaikuttamassa ohjelmiston kehitykseen ja ominaisuuksiin, voit olla varma, että ohjelmisto vastaa sinun tarpeitasi.
4. Automaattinen maksuvalvonta on nykyaikaa
Automaattisella ja päivittäisellä maksuvalvonnalla tarkoitetaan sitä, että palveluntarjoaja valvoo asiakkaittesi maksamista. Maksusuoritukset kirjautuvat palveluntarjoajan omista varoista erillään olevalle asiakasvaratilille. Kun suoritus kirjautuu, palveluntarjoaja tilittää suoritukset päivittäin laskutusohjelma-asiakkaalle. Vielä parempaa olisi, jos maksuvalvonta ulottuu myös eräpäivän jälkeisiin saataviin ja palveluntarjoaja lähettää muistutukset ja käynnistää tarvittaessa perinnän automaattisesti tai vaihtoehtoisesti, sitten kun niin haluat.
Automaattisen maksuvalvonnan säästöt ovat kiistattomat. Mieti, montako päivää kuukaudessa yrityksenne käyttää aikaa tilien seuraamiseen, maksujen kirjaamiseen, myyntilaskujen tulostamiseen kirjanpitäjälle, muistutuslaskujen lähettämiseen ja perintään. Jos ajallinen säästö on edes yksi päivä kuukaudessa, ei muulla kuin täydellisellä maksuvalvonnalla varustettua laskustusohjelmaa kannata edes harkita.
5. Kustannuksiltaan edullinen
Edullinen ei tietysti aina tarkoita hyvää, mutta ei laskutusohjelmasta kannata maltaita maksaa. Nykyaikaisissa selainpohjaisissa laskutusohjelmissa ei ole aloitus- tai kuukausimaksuja, vaan käyttökustannukset perustuvat lähetettyihin laskuihin. Ilmaisiakin laskutusohjelmia on tarjolla, mutta on muistettava, että laskutus ja erityisesti maksuvalvonta maksaa aina jotain.
6. Monipuolinen valikoima automaattisia lähetysvaihtoehtoja
Lasku lähetetään nykyään yleensä verkkolaskuna tai sähköpostilla. Laskutusohjelma voi myös lähettää automaattisesti laskut postitse – sinun tarvitsee vain luoda lasku ohjelmasta ja postitus asiakkaallesi tapahtuu automaattisesti. Onhan laskutusohjelmassa kaikki nämä ominaisuudet?
7. Asiakasrekisteri ja tuoterekisteri
Monet nykyaikaiset laskutusohjelmat sisältävät suhteellisen monipuoliset toiminnot asiakkaiden ja tuotteiden hallintaan. Laskua luotaessa, on asiakas- ja tuoterekisteristä helppo viedä asioita laskulle.
8. Integroitavuus
Haluatko, että laskutusohjelmasi toimii automaattisesti myös muiden yrityksessä käytössä olevien tausta- tai vaikkapa verkkosivuilla olevan tilausjärjestelmän kanssa? Tämä on todennäköisesti mahdollista, jos laskutusohjelma sisältää rajapinnan, johon tausta- tai tilausjärjestelmä on mahdollista kytkeä.
9. Tukimateriaalit, asiakaspalvelu
Vaikka käytettävyyteen ja ohjelmiston tukimateriaaleihin on panostettu, on mukavaa jos kysymysten herätessä voi keskustella palveluntarjoajan asiakaspalvelun kanssa. Asiansa osaava palvelutarjoaja tarjoaa myös mielellään vinkkejä laskutuksen hoitamiseen ja saatavien hallintaan liittyvissä kysymyksissä.
10. Helppo ja nopea käyttöönotto
Selainpohjaiset ohjelmistot ovat nopeasti käytettävissä. Kun tiedät kirjautumissivun osoitteen ja olet saanut tunnukset järjestelmään, voit aloittaa laskutuksen heti. Mutta entäs se excelissä tai nykyisessä ohjelmassa oleva monisatalukuinen asiakas- ja tuoterekisteri? Auttaahan palveluntarjoaja tarvittaessa niiden tuomisessa järjestelmään, ettei sinun tarvitsee yksi kerrallaan niitä syöttää? Maksutta?
