Finvoice on Suomessa yleisesti käytetty verkkolaskuformaatti, jonka avulla laskun tiedot siirtyvät sähköisesti järjestelmästä toiseen. Se tekee laskujen lähettämisestä ja vastaanottamisesta sujuvampaa ja vähentää tarvetta käsitellä samoja tietoja käsin.
Mitä Finvoice sitten käytännössä tarkoittaa, ja miten se liittyy yrityksen laskutukseen? Tässä oppaassa selvitämme, miten Finvoice-verkkolasku toimii, mitä sen lähettämiseen tarvitaan ja mitä yrityksen kannattaa tietää verkkolaskutuksen vaatimuksista.
Mikä on Finvoice?
Finvoice on suomalainen verkkolaskustandardi, jota ylläpitää Finanssiala ry. Se toimii yhteisenä kielenä laskun lähettäjän, vastaanottajan, pankkien ja verkkolaskuoperaattoreiden välillä. Yhteisten sääntöjen ansiosta laskun tiedot voidaan välittää eri ohjelmistojen välillä yhteensopivassa muodossa.
Finvoice perustuu XML-rakenteeseen, jossa laskun tiedot ovat koneellisesti luettavissa. Käytännössä tämä tarkoittaa, että esimerkiksi laskun summa, eräpäivä ja viitenumero voidaan siirtää suoraan vastaanottajan järjestelmään ilman, että tietoja tarvitsee kirjoittaa uudelleen. Finvoice-standardia voidaan hyödyntää myös muiden liiketoimintasanomien välittämisessä.
Miten Finvoice-verkkolasku toimii?
Verkkolaskun lähettäminen ei vaadi yrittäjältä teknistä erityisosaamista. Lasku laaditaan tavalliseen tapaan laskutusohjelmassa, joka muodostaa tarvittavan verkkolaskuaineiston.
Lasku kulkee vastaanottajalle yleensä neljässä vaiheessa:
- Lasku luodaan. Yritys laatii laskun ja lisää vastaanottajan laskutustiedot.
- Lasku lähetetään. Laskutusohjelma muodostaa sähköisen laskuaineiston, jonka pankki tai verkkolaskuoperaattori välittää eteenpäin.
- Lasku vastaanotetaan. Vastaanottajan järjestelmä lukee laskun tiedot sähköisessä muodossa.
- Lasku käsitellään. Vastaanottaja tarkistaa, hyväksyy ja maksaa laskun omien käytäntöjensä mukaisesti.
Kun laskun tiedot siirtyvät suoraan järjestelmästä toiseen, vältytään monilta manuaalisilta työvaiheilta. Samalla virheiden mahdollisuus pienenee ja laskujen käsittely voi nopeutua.
Finvoice, verkkolasku ja e-lasku – mitä eroa niillä on?
Verkkolasku, e-lasku ja sähköinen lasku kuulostavat helposti samalta asialta, mutta niiden välillä on eroja. Myös sähköpostitse lähetetty PDF-lasku on sähköinen lasku, vaikka se ei varsinaisesti ole verkkolasku.
| Käsite | Mitä se tarkoittaa? | Tyypillinen käyttötapa |
|---|---|---|
| Finvoice | Suomessa käytetty XML-pohjainen verkkolaskuformaatti | E- ja verkkolaskujen tietojen välittäminen |
| Verkkolasku | Rakenteisessa, koneellisesti luettavassa muodossa välitettävä lasku | Erityisesti yritysten ja organisaatioiden välinen laskutus |
| E-lasku | Kuluttajalle verkkopankkiin tai pankkisovellukseen toimitettava sähköinen lasku | Yrityksen laskutus kuluttajalle |
| PDF-lasku | Esimerkiksi sähköpostin liitteenä lähetettävä laskutiedosto | Laskun lähettäminen sähköpostitse |
Keskeinen ero liittyy siihen, miten laskun tietoja käsitellään. Verkkolaskun tiedot voidaan siirtää automaattisesti taloushallinnon järjestelmään, kun taas PDF-laskun käsittely voi vaatia tietojen tunnistamista tai syöttämistä erikseen.
Finvoice 3.0 ja verkkolaskutuksen vaatimukset
Finvoice 3.0 on Finvoice-standardin versio, joka mahdollistaa eurooppalaisen verkkolaskustandardin EN 16931 mukaisten laskujen muodostamisen. Se sisältää aiempia versioita tarkemmat tietomääritykset, joiden avulla laskuja voidaan käsitellä yhteensopivasti eri järjestelmissä. EU-standardin mukaisuus edellyttää kuitenkin myös, että laskun sisältö täyttää sille asetetut vaatimukset.
Suomessa vuonna 2020 voimaan tullut verkkolaskulaki toi yrityksille uusia oikeuksia ja velvollisuuksia. Lain soveltamisalaan kuuluva yritys voi tietyin edellytyksin vaatia toiselta yritykseltä eurooppalaisen standardin mukaista verkkolaskua. Julkishallinnon laskutuksessa standardin vaatimukset ovat myös keskeisessä asemassa.
Finvoice 3.0 ei kuitenkaan ole ainoa mahdollinen verkkolaskuformaatti. Yrityksen kannalta olennaisinta on, että käytössä oleva laskutusratkaisu pystyy muodostamaan asiakkaan vaatimukset täyttäviä laskuja.
Verkkolaskun lähettäminen – mitä siihen tarvitaan?
Verkkolaskutuksen aloittamiseen tarvitaan laskutusohjelma, verkkolaskujen välityspalvelu ja vastaanottajan oikeat laskutustiedot.
Käytännössä tärkeimmät asiat ovat:
- Laskutusohjelma: Ohjelma, jolla lasku laaditaan ja lähetetään sähköisesti.
- Verkkolaskuoperaattori tai pankki: Palveluntarjoaja, joka välittää laskun vastaanottajalle.
- Verkkolaskuosoite: Tunnus, jonka avulla lasku ohjataan oikealle vastaanottajalle.
- Välittäjätunnus: Tunnus, joka kertoo, minkä operaattorin tai pankin kautta vastaanottajan laskut kulkevat.
Verkkolaskuosoite voi olla esimerkiksi OVT-tunnus tai IBAN-muotoinen osoite. Vastaanottajan tiedot kannattaa tarkistaa ennen laskun lähettämistä esimerkiksi TIEKEn verkkolaskuosoitteistosta.
Mikä on verkkolaskuoperaattori?
Verkkolaskuoperaattori huolehtii siitä, että lasku kulkee lähettäjän järjestelmästä vastaanottajalle. Suomessa toimivia operaattoreita ovat esimerkiksi Maventa ja muut sähköisten laskujen välityspalvelut. Myös pankit tarjoavat verkkolaskujen välitystä.
Yrittäjän ei yleensä tarvitse huolehtia laskuaineiston teknisestä muodosta itse, sillä laskutusohjelma ja välityspalvelu hoitavat sen taustalla. Tärkeintä on käyttää oikeita vastaanottajatietoja ja varmistaa, että valittu palvelu tukee tarvittavaa verkkolaskutusta.
Miten Finvoice helpottaa yrityksen laskutusta?
Verkkolaskutuksen suurin hyöty on usein arkinen: laskujen käsittelyyn kuluu vähemmän aikaa. Kun laskut siirtyvät sähköisesti, tietoja ei tarvitse tallentaa moneen kertaan ja laskujen seuranta helpottuu.
Hyvin toimiva laskutus tukee myös yrityksen kassavirran hallintaa. Kun laskut lähtevät ajallaan ja niiden etenemistä seurataan, mahdollisiin viivästyksiin voidaan reagoida nopeammin.
Finvoice on yksi verkkolaskutuksen teknisistä ratkaisuista, mutta sujuva laskutus edellyttää myös toimivia käytäntöjä. Finvoicerilla autamme yrityksiä hallitsemaan laskutuksen eri vaiheita. Laskujen elinkaaripalvelumme avulla yritys voi ulkoistaa laskutukseen liittyviä tehtäviä aina laskujen käsittelystä maksuhuomautuksiin ja perintään.
Lisää käytännön vinkkejä laskutuksen kehittämiseen löydät blogistamme ”Myyntilaskut rahaksi – viisi vinkkiä tehokkaaseen laskutukseen”.
Kaipaatko sujuvampaa laskutusta?
Verkkolaskutus helpottaa laskujen lähettämistä, mutta toimiva laskutusprosessi on paljon muutakin. Finvoicer auttaa yrityksiä laskutuksen hallinnassa ja tarjoaa ratkaisuja myös maksujen seurantaan ja saatavien käsittelyyn.
Tutustu Finvoicerin laskutuspalveluun ja varaa maksuton esittely. Selvitetään yhdessä, miten yrityksesi laskutusta voisi sujuvoittaa.
Usein kysytyt kysymykset Finvoicesta
Onko Finvoice sama asia kuin verkkolasku?
Ei aivan. Verkkolasku tarkoittaa sähköisessä, rakenteisessa muodossa välitettävää laskua. Finvoice puolestaan on yksi verkkolaskujen tiedostomuodoista.
Onko Finvoice 3.0 pakollinen?
Ei kaikille yrityksille. Tietyissä tilanteissa verkkolaskun on täytettävä eurooppalaisen standardin vaatimukset, mutta Finvoice 3.0 ei ole ainoa hyväksyttävä formaatti.
Onko OVT-tunnus sama kuin välittäjätunnus?
Ei. OVT-tunnus on yksi verkkolaskuosoitteen muoto, kun taas välittäjätunnus kertoo, minkä pankin tai verkkolaskuoperaattorin kautta lasku toimitetaan.
Paljonko verkkolaskun lähettäminen maksaa?
Hinta riippuu käytettävästä laskutusohjelmasta ja verkkolaskuoperaattorista. Kustannukset voivat muodostua esimerkiksi kuukausimaksuista ja lähetettyjen laskujen määrästä.
