Edustus- ja neuvottelukulut herättävät edelleen kysymyksiä kirjanpidossa ja verotuksessa. Missä menee raja edustuksen ja liikeneuvottelun välillä, ja milloin kulu on täysimääräisesti vähennyskelpoinen?
Tämä UKK-artikkeli kokoaa vuoden 2025 ajantasaiset ohjeet ja esimerkit, perustuen Verohallinnon ja Taloushallintoliiton linjauksiin.
Mitä ovat edustuskulut?
Edustuskulut liittyvät yrityksen ulkoisiin suhteisiin, kuten asiakkaiden tai yhteistyökumppaneiden kestitsemiseen. Tavoitteena on liikesuhteen ylläpitäminen tai vahvistaminen, ei varsinainen liiketoimintaneuvottelu.
Tyypillisiä edustuskuluja:
- Asiakaslounas tai illallinen ravintolassa
- Liikelahjat ja yksilölliset asiakaslahjat
- Edustustilaisuuksien tilavuokrat ja järjestelyt
- Viihdetapahtumat (teatteri, urheilu, golf) asiakkaiden kanssa
- Edustusmatkat, joissa pääpaino on suhteiden hoito
Nyrkkisääntö: Jos tilaisuuden pääasiallinen tarkoitus on viihtyminen tai asiakassuhteen hoito, kyseessä on edustuskulu.
Mitä ovat neuvottelukulut?
Neuvottelukulut liittyvät varsinaiseen liiketoiminnan hoitoon – päätöksiin, sopimusneuvotteluihin ja palavereihin. Tarjoilu on toissijainen, ei päätarkoitus.
Tyypillisiä neuvottelukuluja:
- Asiakas- tai toimistoneuvottelujen kahvi- ja lounastarjoilut
- Tilintarkastajan tai konsultin tapaamiset
- Yrityksen sisäiset kokoukset ja koulutuspäivät
- Neuvottelumatkojen kulut, kun pääasiallinen tarkoitus on liiketoiminta
Nyrkkisääntö: Jos tarjoilu tukee neuvottelua eikä ole pääosassa, kyseessä on neuvottelukulu, ei edustuskulu.
Edustuskulut vs. neuvottelukulut – selkeä ero
| Edustuskulu | Neuvottelukulu | |
|---|---|---|
| Tarkoitus | Asiakassuhteen hoito, viihdyttäminen | Liiketoiminnan hoito tai päätöksenteko |
| Osallistujat | Asiakkaat, yhteistyökumppanit, sidosryhmät | Yrityksen henkilöstö ja asiakkaat neuvottelussa |
| Tarjoilu | Runsas, painopiste viihtymisessä | Kevyt, toissijainen |
| Vähennys tuloverotuksessa | 50% | 100% |
| ALV-vähennys | Ei | Mahdollinen, jos liittyy verolliseen toimintaan |
| Esimerkki | Asiakasillallinen | Sopimusneuvottelu kahvin äärellä |
Huom: Verottaja arvioi aina kulun tarkoitusta ja dokumentointia – ei pelkästään tarjoilun laatua.
Verovähennykset 2025 – esimerkkitaulukko
| Kulu | Vähennys tuloverotuksessa | ALV-vähennys | Huomio |
|---|---|---|---|
| Asiakasneuvottelun kahvit | ✓ 100% | Kyllä | Tavanomainen, dokumentoitu neuvottelu |
| Asiakaslounas ravintolassa | ✓ 50% | Ei | Edustuskulu |
| Liikelahjat (yksilölliset) | ✓ 50% | Ei | Edustus; lahjan arvo oltava kohtuullinen |
| Mainoslahjat (tavanomaiset) | ✓ 100% | Kyllä | Jos liittyy verolliseen toimintaan, esim. massalahjat |
| Golfkierros asiakkaan kanssa | ✓ 50% | Ei | Edustusmenona, ei täysi vähennys |
| Teatteri- tai urheilutapahtuma | ✓ 50% | Ei | Jos liittyy liiketoimintaan |
| Joulujuhla henkilökunnalle | ✓ 100% | Kyllä | Vain henkilöstölle, ei ulkopuolisia |
| Konsultin tapaaminen toimistolla | ✓ 100% | Kyllä | Neuvottelukulu |
| Alkoholi edustustilaisuudessa | ✓ 50% | Ei | Kohtuullinen määrä hyväksytään |
| Markkinointitilaisuus tai messut | ✓ 100% | Kyllä | Markkinointikulu, ei edustusta |
Edustuskulut kirjanpidossa – miten dokumentoida ne oikein?
Erottele kulut aina tositetasolla. Tositteelta tulisi ilmetä:
- Tilaisuuden päivämäärä ja paikka
- Osallistujat ja heidän asemansa
- Tilaisuuden tarkoitus ja agenda (esim. tarjousneuvottelu, asiakastapaaminen)
- Tarjoilun tai lahjan sisältö ja arvo
Hyvä dokumentointi on paras suoja verotarkastuksessa.
Asiantunteva kirjanpitäjä auttaa määrittelemään, kuuluuko kulu edustus- vai neuvottelukuluihin. Kirjanpitäjä varmistaa myös oikean ALV-käsittelyn.
Usein kysytyt kysymykset edustuskuluista
Voiko edustuskulut vähentää kokonaan?
Ei. Edustuskuluista vain 50% on vähennyskelpoisia tuloverotuksessa, eikä ALVia voi vähentää.
Neuvottelukulut ovat yleensä 100% vähennyskelpoisia, kun ne liittyvät liiketoimintaan ja tarjoilu on tavanomaista.
Milloin asiakaslounas on neuvottelukulu?
Jos lounas liittyy vakavaan liikeneuvotteluun, aiheena esimerkiksi sopimusehdot tai hinnoittelu, ja tarjoilu on tavanomaista, se voidaan kirjata neuvottelukuluksi.
Jos painopiste on viihtymisessä, kyseessä on edustuskulu (50%).
Onko alkoholi sallittua edustuskuluissa?
Kohtuullinen alkoholitarjoilu on sallittua edustustilaisuudessa, mutta vain 50% kulusta on vähennyskelpoista, eikä ALV-vähennystä saa. Runsas tarjoilu voi johtaa kulun hylkäämiseen.
Miten toiminimi käsittelee edustuskulut?
Toiminimiyrittäjä voi vähentää edustuskuluista 50% ja neuvottelukuluista 100% samoin ehdoin kuin osakeyhtiö, kun kulut ovat liiketoimintaan liittyviä ja dokumentoituja.
Entä markkinointitilaisuudet?
Jos tapahtuma on avoimesti markkinointiin suunnattu, esimerkiksi messut, lanseeraus tai asiakaspäivä, se on markkinointikulu, ei edustusta.
Markkinointikulut ovat täysin vähennyskelpoisia (100% + ALV).
Mikä ero on mainoslahjalla ja liikelahjalla?
Mainoslahjat ovat tavanomaisia, usein massatuotettuja lahjoja (esim. kynät, kalenterit), jotka ovat 100% vähennyskelpoisia.
Liikelahjat ovat yksilöllisempiä ja arvokkaampia, jolloin ne katsotaan edustusmenoiksi (50% vähennys).
Finvoicer auttaa kulujen oikeassa käsittelyssä
Asiantunteva kirjanpitäjä tuntee rajan edustuksen, neuvottelun ja markkinoinnin välillä.
Finvoicerin sähköinen kirjanpito ja laskutuspalvelut varmistavat, että kulut kirjautuvat oikein ja verovähennykset hyödynnetään täysimääräisesti.
Tutustu Finvoicerin kirjanpitopalveluihin »
Moderni tilitoimisto – sähköinen kirjanpito
Finvoicer on moderni tilitoimisto, joka tarjoaa sähköisen taloushallinnon ja kirjanpidon ratkaisun yrityksille kaikkialla Suomessa.
Sähköinen kirjanpito tarkoittaa meillä sitä, että aineisto kulkee automaattisesti laskusta tilinpäätökseen, ja kuitit voit toimittaa kätevästi kuvina.
Artikkeli on julkaistu alunperin elokuussa 2023 ja sitä on päivitetty viimeksi lokakuussa 2025.
Lue seuraavaksi
Onko sinulla kysyttävää Finvoicerista?
Juuso Varttinen
Account Manager
Autan mielelläni sinunkin yritystäsi, ota yhteyttä!
