Laskutusprosessin sujuvuus on suorassa yhteydessä yrityksesi kassavirtaan. Jokaisella hitaalla tai kadonneella laskulla on hintansa. Tässä artikkelissa kerromme keinot, joilla varmistat myyntilaskujen perillemenon ja maksun.
Toimiva ja tehokas myyntilaskuprosessi on yrityksen elinehto. Kun laskutus takkuilee, kärsii sekä kassavirta että asiakastyytyväisyys. Yhä useampi yritys panostaakin laskutusprosessin ja verkkolaskutuksen järjestelmälliseen kehittämiseen – ja syystä. Tehokas sähköinen laskutus varmistaa tasaisen rahavirran, nopeuttaa maksujen saamista ja vapauttaa resursseja ydinliiketoimintaan.
Onnistuneen myyntilaskuprosessin kulmakivet
1. Asiakastietojen tarkkuus maksaa itsensä takaisin
Ajantasaiset ja oikeat asiakastiedot ovat onnistuneen laskutuksen perusta. Virheelliset tiedot aiheuttavat turhia viivästyksiä ja ylimääräistä työtä molemmille osapuolille. Varmista erityisesti:
- Yrityksen virallinen nimi ja Y-tunnus
- Ajantasainen laskutusosoite ja verkkolaskuosoite
- Oikea yhteyshenkilö laskutusasioissa
- Mahdolliset tilausnumerot ja muut vaaditut viitetiedot
2. Verkkolaskuosoitteen oikeellisuus on avainasemassa
Verkkolaskutus nopeuttaa prosessia merkittävästi, mutta vain jos tiedot ovat oikein. Verkkolaskuosoitteen löydät luotettavasti:
- TIEKEn ylläpitämästä verkkolaskuosoitteistosta (verkkolaskuosoite.fi)
- Asiakkaan omilta verkkosivuilta, usein ”Yhteystiedot” tai ”Laskutustiedot” -osiosta
- Kysymällä suoraan asiakkaan talousosastolta
Päivitä asiakkaan verkkolaskuosoite säännöllisesti, sillä operaattorin vaihdokset ovat yleisiä.
3. Laskun sisällön tarkkuus nopeuttaa maksua
Selkeä, virheetön lasku käsitellään ja maksetaan nopeammin. Kiinnitä siis huomiota:
- Tuote- ja palveluerittelyyn – ole tarkka ja yksiselitteinen
- Hintoihin ja maksuehtoihin, jotka vastaavat sovittua
- Tilausnumeroihin ja sopimusviitteisiin
- Arvonlisäveron erittelyyn määräysten mukaisesti
- Laskun oikeaan ajoitukseen – lähetä lasku heti toimituksen jälkeen
4. Automatisoi ja standardoi laskutusprosessit
Automatisoidut prosessit vähentävät virheitä ja nopeuttavat koko laskutusketjua:
- Luo selkeät laskutuskäytännöt ja aikataulut
- Automatisoi toistuvat laskutukset
- Hyödynnä verkkolaskutusta kaikissa mahdollisissa tilanteissa
- Integroi laskutus toiminnanohjausjärjestelmään
5. Seuraa ja reagoi aktiivisesti
Tehokas seuranta varmistaa, ettei mikään lasku unohdu:
- Seuraa maksusuorituksia säännöllisesti
- Reagoi viipymättä myöhästyneisiin maksuihin
- Pidä kirjaa reklamaatioista ja selvitä ne nopeasti
- Dokumentoi prosessi selkeästi
Ulkoista maksuvalvonta – keskity ydinliiketoimintaan
Kun haetaan tehokkuutta, yksi varteenotettava vaihtoehto on ulkoistaa maksuvalvonta. Maksujen hoputtaminen tutuilta asiakkailta tuntuu usein kiusalliselta, mutta pelin pitää olla selvää – maksamaton lasku vaarantaa yrityksesi toimintakyvyn.
Lemon Maksuvahti puolittaa maksuviiveet
Lemon Maksuvahti automatisoi koko maksuvalvontaketjun ja vapauttaa aikasi olennaiseen:
- Erääntyneet laskut siirtyvät automaattisesti ammattilaisten käsittelyyn
- Maksumuistutukset lähtevät automaattisesti ja tahdikkaasti
- Perintä käynnistyy tarvittaessa ilman manuaalisia toimenpiteitä
- Maksuvalvonnan tilatiedot näkyvät suoraan Lemonsoftissa
- Suoritukset kirjautuvat järjestelmään viitesuorituksina
Lemonsoftin tytäryhtiö Finvoicer Oy tuottaa maksuvalvontapalvelut vuosien kokemuksella. Palvelu on osoittanut tehonsa: asiakkaiden maksuviiveet puolittuvat keskimäärin Maksuvahdin käyttöönoton myötä.
Parasta on, että käyttöönotto on vaivatonta – palvelusta ei veloiteta avaus- tai ylläpitomaksuja, eikä maksuvalvontatoimeksiannoista peritä erillistä maksua.
Tehosta, automatisoi, ulkoista – nauti tuloksista
Tehokas myyntilaskuprosessi ei synny itsestään, mutta sen rakentamiseen käytetty aika maksaa itsensä moninkertaisesti takaisin. Kun perusasiat ovat kunnossa ja maksuvalvonta ammattimaisesti hoidettu, voit keskittyä liiketoimintasi kehittämiseen.
Automatisoi mikä kannattaa, ulkoista mikä kuormittaa, ja pidä langat omissa käsissäsi – näin varmistat, että kassavirta pysyy tasaisena ja liiketoimintasi kukoistaa.
Artikkelin kirjoittaja Anssi Köykkä-Luopa johtaa Finvoicerilla Financial & Transaction myyntiä. Lisäksi hän vastaa Lemonsoftin tilitoimistokumppanuuksista.
Tämä artikkeli on julkaistu myös Lemonsoftin blogissa. Finvoicer on osa Lemonsoft-konsernia.
